Sari la conținut
Valoris — Automation & SoftwareEnglish

Etapa a doua

Auditul de digitalizare.

Două săptămâni de lucru în firmă, pe patru piloni. Livrabilul este un raport: orele consumate lunar de fiecare proces, inventarul aplicațiilor, harta fluxurilor, nota de digitalizare de la 1 la 10 și lista automatizărilor, ordonată după scor.

Discutăm despre audit

Metoda

Instrumente publice, nu o metodă a casei.

Nu am inventat un cadru propriu. Folosim patru instrumente recunoscute, fiecare cu documentația lui publică: DMAT, instrumentul de evaluare a maturității digitale folosit de Comisia Europeană prin rețeaua European Digital Innovation Hubs; raționalizarea portofoliului de aplicații; cartografierea fluxurilor prin SIPOC, diagramă pe culoare de responsabilitate și value stream mapping; și o grilă de scoring pe șase criterii pentru candidații de automatizare.

Motivul este simplu. Un raport construit pe un cadru propriu nu se poate verifica de nimeni din afară. Unul construit pe instrumente publice se poate: puteți lua raportul, îl puteți da altcuiva, și acela va ști exact ce citește.

Durata măsurată se ia la ceas, pe cazuri reale, nu din amintirea celui care execută. Între cele două este de obicei un factor de doi, și întotdeauna în aceeași direcție.

Cei patru piloni

Ce se face, în ordine.

Ordinea nu se schimbă. Fiecare pilon are nevoie de rezultatul celui dinainte, iar scoringul nu începe până harta nu este validată.

Maturitatea digitală

Evaluare pe DMAT, instrumentul Comisiei Europene. Dă poziția firmei față de un etalon din afara ei, nu față de părerea noastră.

Ce se evaluează

  • Strategia digitală și felul în care se hotărăsc investițiile în unelte.
  • Pregătirea digitală: ce sisteme există și cât din firmă le folosește efectiv.
  • Digitalizarea centrată pe om: competențe, instruire, rezistență la schimbare.
  • Guvernanța datelor: cine deține datele, unde stau, cine are acces.
  • Automatizarea și inteligența artificială: ce rulează deja fără intervenție.
  • Digitalizarea verde, raportată ca atare, chiar dacă rareori schimbă recomandarea.

Ce iese

  • Scorul DMAT pe fiecare dimensiune, cu răspunsurile din care rezultă.
  • Nota de digitalizare de la 1 la 10, derivată din el.
  • Comparația cu firme de mărime apropiată, acolo unde etalonul o permite.

Inventarul de aplicații

Raționalizarea portofoliului de aplicații: ce softuri există, ce fac, cât costă și câte dintre ele fac același lucru.

Ce se inventariază

  • Toate aplicațiile în uz, inclusiv cele plătite de departamente fără știrea conducerii.
  • Funcția fiecăreia, numărul de utilizatori activi și costul anual.
  • Suprapunerile: două sau trei unelte care acoperă aceeași nevoie.
  • Interfețele pe care le expune fiecare și legăturile deja existente.
  • Datele ținute în fișiere de calcul pentru că niciun sistem nu le poate.
  • Ce se poate scoate din fiecare sistem și în ce formă.

Ce iese

  • Inventarul complet, cu cost anual pe aplicație și grad de folosire.
  • Lista suprapunerilor și a licențelor plătite fără utilizatori.
  • Harta legăturilor posibile cu ce aveți deja, fără schimbarea uneltelor.

Harta fluxurilor

SIPOC pentru granițele fiecărui proces, diagramă pe culoare de responsabilitate pentru predări, value stream mapping pentru timpi.

Ce se cartografiază

  • Granițele fiecărui proces: cine îl pornește, ce intră, ce iese, cine primește.
  • Predările între oameni și între departamente, una câte una.
  • Timpul lucrat și timpul mort, separate, pe fiecare pas.
  • Punctele în care aceeași dată se introduce a doua oară — contorul de retranscrieri.
  • Excepțiile: cât de des apar, cine le rezolvă, cât durează.
  • Diferența dintre procesul din procedură și procesul de la birou.

Ce iese

  • Harta fiecărui flux, cu timpul de ciclu și raportul dintre lucrat și mort.
  • Contorul de retranscrieri: de câte ori se introduce aceeași informație, și unde.
  • Orele pe lună consumate de fiecare pas: frecvență înmulțită cu durata măsurată.

Scoringul candidaților

Fiecare candidat de automatizare primește un scor pe șase criterii. Scorul dă ordinea din listă, nu preferința noastră și nici a dumneavoastră.

Cele șase criterii

  • Volumul: de câte ori pe lună se execută.
  • Durata: orele consumate lunar, din măsurătoare.
  • Claritatea regulii: cât de exact se poate descrie ce trebuie făcut.
  • Rata excepțiilor: cât de des cazul iese din regulă.
  • Accesul la date: există interfață, sau informația trebuie smulsă din ecran.
  • Costul erorii: ce se întâmplă când pasul se execută greșit.

Ce iese

  • Lista candidaților, fiecare cu scorul lui pe cele șase criterii.
  • Orele lunare eliberate și efortul de construire, pentru fiecare.
  • Ordinea de execuție, dată de raportul dintre ele, și pragul sub care nu recomandăm nimic.

Reguli de lucru

Ce ne legăm să facem.

Regulile de mai jos nu sunt de convingere. Sunt cele care ne costă, și tocmai de aceea merită scrise.

  • Nu scorăm pe o hartă nevalidată

    Harta fluxurilor se confirmă de doi oameni din firmă înainte să înceapă scoringul. Dacă nu se confirmă până în ziua a opta, prelungim auditul fără cost. Un raport ridicat pe o hartă greșită este greșit tot.

  • Onorariul nu se deduce din implementare

    Rămâne mandat separat, plătit integral, indiferent ce urmează. Dacă s-ar deduce, recomandarea din raport ar depinde de ce vindem după ea. Așa nu depinde.

  • Nu vindem licențe și nu luăm comision de la furnizori

    Nu avem niciun acord de revânzare cu producătorii de software și nu primim niciun procent când recomandăm o unealtă. Dacă recomandarea este să nu cumpărați nimic, aceea este recomandarea.

  • Raportul rămâne al dumneavoastră

    Cu tot cu date, hărți și scoruri. Îl puteți da altcuiva să îl execute. Nu cerem exclusivitate și nu blocăm nimic în formate pe care numai noi le citim.

  • Refuzăm mandatul când nu are obiect

    Nu preluăm auditul dacă orele de recuperat nu acoperă onorariul, dacă firma cere ofertă de implementare din prima discuție, sau dacă problema este de conducere și nu de proces. Automatizarea nu repară o hotărâre care nu s-a luat.

Calificativul

Nota de digitalizare, de la 1 la 10.

Nota se derivă din scorul DMAT și din raportul dintre orele care se execută fără intervenție omenească și totalul orelor consumate de munca ce se repetă. Nu este o apreciere și nu se negociază.

O firmă la 4 nu este o firmă slabă. Este o firmă în care mai bine de jumătate din munca repetitivă trece printr-o pereche de mâini care nu adaugă nimic. Nota spune atât, și spune și cât.

1 · Manual10 · Autonom
  • 1 – 2Manual. Informația circulă pe hârtie, la telefon și în memoria oamenilor. Când pleacă o persoană, pleacă și procesul.
  • 3 – 4Fragmentat. Există unelte, dar nu își transmit nimic. Aceleași date se introduc de două sau de trei ori.
  • 5 – 6Ordonat. Procesele sunt scrise și în general respectate. Legăturile între sisteme există, dar sunt parțiale și se rup la prima excepție.
  • 7 – 8Integrat. Sistemele își transmit datele singure. Oamenii se ocupă de excepții și de hotărâri.
  • 9 – 10Autonom. Ce se repetă se execută fără intervenție. Oamenii se ocupă numai de ce este nou.

Ce primiți

Anatomia raportului.

Un document scris, predat și discutat într-o ședință cu dumneavoastră. Fiecare rând are o cifră în dreptul lui și o sursă în spate.

  • Scorul DMAT pe dimensiuni și nota de digitalizare de la 1 la 10.
  • Inventarul aplicațiilor, cu cost anual, utilizatori activi și suprapuneri.
  • Harta fiecărui flux, cu timpul de ciclu și timpul mort separat.
  • Contorul de retranscrieri: unde se introduce aceeași informație și de câte ori.
  • Orele pe lună consumate de fiecare operațiune care se repetă.
  • Lista candidaților de automatizare, cu scorul pe cele șase criterii.
  • Orele lunare eliberate și efortul de construire, pentru fiecare candidat.
  • Ordinea de execuție, cu argumentul pentru care aceea este ordinea.
  • Ce nu recomandăm să automatizați, și pragul sub care nu merită.

Onorariul

Un onorariu știut dinainte.

Auditul de digitalizare
Ce cuprindeOnorariu
Auditul complet
Cei patru piloni, aproximativ două săptămâni de lucru în firmă, raportul scris și ședința de predare.		de la 5.000 € + TVA
  • Onorariul pornește de la 5.000 € și crește cu mărimea firmei și cu numărul de procese care intră în audit. Se stabilește la consultanța inițială, înainte să înceapă lucrul, și nu depinde de ce iese la audit.
  • Nu se deduce din implementare. Este mandat separat, tocmai ca recomandarea să nu depindă de ce urmează.
  • Dacă la consultanța inițială reiese că orele de recuperat nu acoperă onorariul, nu vă propunem auditul.

Înainte de audit

Auditul vine după consultanță.

Prima discuție durează o oră, nu costă nimic și se termină cu un ordin de mărime al orelor pierdute. Auditul se propune numai dacă cifra aceea îl justifică.

Despre consultanțăScrieți-ne